Bu politika, GÜN GIDA VE İHTİYAÇ MADDELERİ SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ ("Şirket") tarafından işlenen kişisel verilerin hangi süreyle saklanacağını, bu sürenin sonunda nasıl imha edileceğini, saklama süresince hangi teknik ve idari tedbirlerin uygulandığını ve imha işleminin nasıl denetleneceğini belirler. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") m.7 ve m.16 ile Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ("Yönetmelik") kapsamında hazırlanmıştır.
Şirket, Gün Süpermarket ve Mellday Hotel markalarıyla faaliyet göstermektedir. Her iki marka da aynı tüzel kişiye aittir; dolayısıyla Kanun anlamında tek bir veri sorumlusu bulunmaktadır. Bu nedenle saklama süreleri, imha yöntemleri ve periyodik imha esasları tek bir politika ile düzenlenir ve iki markanın internet sitelerinde aynı içerikle yayımlanır.
Politika; Şirket'in süpermarket mağazaları, otel işletmesi, merkez birimleri,
internet siteleri (gun.com.tr, mellday.com) ve
elektronik sistemleri aracılığıyla işlediği tüm kişisel verileri kapsar.
Müşteriler, otel misafirleri, internet sitesi ziyaretçileri, çalışanlar,
çalışan adayları, tedarikçi ve iş ortağı yetkilileri ile ziyaretçiler bu
politikanın kapsamındaki ilgili kişilerdir.
Bu politika ile mevzuat arasında bir çelişki bulunması hâlinde mevzuat hükümleri uygulanır.
Kişisel veriler aşağıdaki sebeplerle saklanır:
Aşağıdaki süreler, ilgili sürecin sona erdiği tarihten itibaren işlemeye başlar. Süre sonunda veriler, en geç takip eden periyodik imha döneminde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Kapsam sütunu, sürenin hangi marka veya süreç bakımından uygulandığını gösterir.
| Veri / süreç | Kapsam | Saklama süresi | Sürenin dayanağı | Süre bitiminde |
|---|---|---|---|---|
| İnternet sitesi iletişim / öneri / şikâyet formu kayıtları | Her iki marka | Talebin sonuçlanmasından itibaren 3 yıl | Tüketici mevzuatı ve olası uyuşmazlıklarda ispat; TBK zamanaşımı | Silme |
| İlgili kişi (KVKK) başvuru kayıtları | Her iki marka | Başvurunun sonuçlanmasından itibaren 3 yıl | Kanun m.13; başvurunun cevaplandığının ispatı | Silme |
| Rezervasyon ve konaklama kayıtları | Mellday Hotel | Konaklamanın sona ermesinden itibaren 10 yıl | TBK m.146 genel zamanaşımı; TTK m.82 | Silme |
| Kimlik bildirim kayıtları (Kimlik Bildirim Sistemi) | Mellday Hotel | 1774 sayılı Kanun ve Uygulama Yönetmeliği'nde öngörülen süre | 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu | Yok etme |
| Fatura, muhasebe ve ödeme kayıtları | Her iki marka | 10 yıl | TTK m.82 (10 yıl) ve VUK m.253 (5 yıl); uzun olan süre esas alınır | Yok etme |
| Müşteri, tedarikçi ve iş ortağı ticari kayıtları | Her iki marka | İlişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl | TTK m.82, VUK m.253, TBK m.146 | Silme |
| Güvenlik kamerası kayıtları — süpermarket mağazaları ve merkez | Gün Süpermarket | En fazla 7 gün (kayıt sisteminin döngü süresi) | Kanun m.5/2-f — meşru menfaat | Otomatik üzerine yazma |
| Güvenlik kamerası kayıtları — otel ortak alanları | Mellday Hotel | En fazla 15 gün (kayıt sisteminin döngü süresi) | Kanun m.5/2-f — meşru menfaat | Otomatik üzerine yazma |
| Sunucu ve trafik kayıtları (log) | Her iki marka | 2 yıl | 5651 sayılı Kanun ve ilgili yönetmelik | Silme (otomatik log rotation) |
| Çerez tercihi kaydı (ziyaretçinin tarayıcısındaki rıza çerezi) | Her iki marka | 180 gün (6 ay); süre sonunda tercih yeniden sorulur | Çerez Uygulamaları Rehberi — makul süre | Çerezin süresi dolar |
| Açık rıza ve çerez rızası ispat kayıtları (sunucu tarafı onay kanıtı) | Her iki marka | Rızanın geri alınmasından veya işlemenin sona ermesinden itibaren 3 yıl | Kanun m.12 — rızanın ispatı | Silme |
| Ticari elektronik ileti onay ve ret kayıtları | Mellday Hotel (Gün Süpermarket'te ticari elektronik ileti gönderimi yapılmamaktadır) |
Onayın geçerliliğinin sona ermesinden itibaren 3 yıl | Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik m.13 | Silme |
| E-bülten kayıtları (arşiv) | Gün Süpermarket | E-bülten formu yayından kaldırılmış ve ticari elektronik ileti gönderimi yapılmamaktadır. Geçmişte toplanan kayıtlar, işlemeyi gerektiren amaç ortadan kalktığından ilk periyodik imha döneminde silinir. | Kanun m.7 — işlemeyi gerektiren sebeplerin ortadan kalkması | Silme |
| Çalışan adayı başvuruları — aday havuzu rızası YOK | Her iki marka | Pozisyonun kapanmasından itibaren 1 yıl | İşe alım sürecinin tamamlanması; m.5/2-c ve m.5/2-f | Silme |
| Çalışan adayı başvuruları — aday havuzu rızası VAR | Her iki marka | 2 yıl (rıza geri alınırsa derhal) | Açık rıza | Silme |
| Çalışan özlük dosyası ve iş ilişkisi kayıtları | Her iki marka | İş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl | İş Kanunu, sosyal güvenlik mevzuatı, TBK m.146 | Silme / yok etme |
| Satılık / kiralık taşınmaz ve mağaza yeri önerileri | Gün Süpermarket | Rıza yoksa 1 yıl, rıza varsa 2 yıl | Değerlendirme süreci; açık rıza | Silme |
| Periyodik imha tutanakları ve sistem erişim kayıtları | Her iki marka | En az 3 yıl | Yönetmelik m.7; Kanun m.12 | Yok etme |
Bir uyuşmazlık, denetim, idari veya adli soruşturma süreci başlamışsa; buna konu olan kayıtlar, yukarıdaki süre dolmuş olsa dahi süreç kesinleşene kadar, erişimi sınırlandırılmış ayrı bir ortamda saklanır ve süreç sonuçlandığında imha edilir.
Kanun m.12 uyarınca, saklanan kişisel verilerin hukuka aykırı erişime, kayba ve değişikliğe karşı korunması için aşağıdaki tedbirler uygulanır.
Secure, HttpOnly ve
SameSite bayraklarıyla korunur; oturumlar hareketsizlik
süresinin sonunda düşürülür.| Kayıt ortamı | Yöntem |
|---|---|
| Veritabanındaki kayıtlar | İlgili satırın veritabanı komutuyla kalıcı olarak silinmesi; istatistik amacıyla gerekiyorsa kimliksizleştirilerek anonim hâle getirilmesi; yedeklerde bir sonraki yedek döngüsünde geçersiz kılınması |
| Sunucudaki dosyalar | İşletim sistemi üzerinden geri dönüşü olmayacak şekilde silme |
| Sunucu log dosyaları | Süre dolduğunda otomatik döngüsel silme (log rotation) |
| E-posta kutusundaki başvurular | İletinin ve varsa eklerinin silinmesi, çöp kutusu ve kalıcı silinmiş öğeler klasörünün boşaltılması |
| Kâğıt ortamdaki belgeler | Evrak imha makinesinde geri döndürülemeyecek şekilde parçalama |
| Kamera kayıtları | Kayıt sistemi tarafından süre sonunda otomatik üzerine yazma |
Fiziksel kayıt ortamlarının (disk, yedek ünitesi, kâğıt arşiv) tekrar kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak imha edilmesi veya güvenli silme yazılımı ile üzerine yazılmasıdır. Yedek ortamlar rotasyonla imha edilir.
Verinin, başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir. İstatistik ve raporlama amacıyla kullanılacak veriler için tercih edilir.
Saklama süresi dolan kişisel veriler, Yönetmelik m.11 uyarınca altı ayı geçmeyen aralıklarla — her yıl Haziran ve Aralık aylarında — yapılan periyodik imha işlemiyle silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Her periyodik imha işlemi tutanağa bağlanır; tutanaklar en az 3 yıl saklanır.
| Rol | Sorumluluk |
|---|---|
| Şirket üst yönetimi | Politikanın yürürlüğe konması, kaynak tahsisi ve uygulanmasının gözetimi |
| KVKK irtibat / sorumlu birim | İlgili kişi başvurularının yönetimi, envanterin güncel tutulması, periyodik imhanın koordinasyonu |
| Mağaza ve bölge sorumluları (Gün Süpermarket) | Mağaza düzeyindeki kayıtların ve kamera sistemlerinin politikaya uygun yönetilmesi |
| Ön büro ve otel işletme sorumlusu (Mellday Hotel) | Misafir ve kimlik bildirim kayıtlarının saklama sürelerine uygun yönetilmesi |
| İnsan kaynakları | Çalışan ve çalışan adayı verilerinin saklanması ve imhası |
| Muhasebe / mali işler | Mali kayıtların mevzuata uygun saklanması ve süre sonunda imhası |
| Bilgi işlem / teknik hizmet sağlayıcı | Sistem kayıtlarının, veritabanlarının ve yedeklerin imhasının teknik olarak yürütülmesi; teknik tedbirlerin işletilmesi |
İlgili kişi, Kanun m.7 ve m.11 uyarınca verilerinin silinmesini veya yok edilmesini talep edebilir. Talep en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. İşlemenin dayanağı yalnızca açık rıza ise ve rıza geri alınmışsa veriler gecikmeksizin imha edilir ve varsa aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilir. Saklamayı gerektiren başka bir hukuki sebep varsa talep gerekçesi açıklanarak reddedilebilir; bu durumda veri yalnızca ilgili hukuki sebeple sınırlı olarak saklanmaya devam eder.
Başvuru kanalları:
Başvurunuzu, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak hazırlanmış İlgili Kişi Başvuru Formu ile iletebilirsiniz. Bu kanallar, Şirket'in her iki markası (Gün Süpermarket ve Mellday Hotel) bakımından geçerlidir.
Bu politika yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer. Mevzuat değişikliklerine ve Şirket'in işleme faaliyetlerindeki değişikliklere göre güncellenir; güncel sürüm her iki markanın internet sitesinde aynı içerikle yayımlanır.
Bu belge, Şirket'in her iki markası için ortak politikadır ve gun.com.tr ile mellday.com adreslerinde aynı içerikle yayımlanır.